Worum geht`s?
HR-Administration ist das Tagesgeschäft rund um Mitarbeitende: Eintritte, Austritte, Mutationen, Verträge, Bescheinigungen, Absenzen, Korrespondenz, Datenpflege, interne Auskünfte. Wenn das nicht sauber läuft, wird HR zur Dauerbaustelle.
Typische Schmerzpunkte
• Eintritte/Austritte brauchen zu lange oder sind unvollständig.
• Dokumente, Fristen und Zuständigkeiten sind verstreut.
• Absenzenfälle (KTG/UVG) ziehen sich, weil Infos fehlen.
• Zeugnisse/Bestätigungen werden „nebenbei“ geschrieben und bleiben liegen.
• Mitarbeitende wissen nicht, an wen sie sich wenden sollen.
Unser Vorgehen
Schritt 1: Quick-Check (Ist-Situation, 60–90 Min.)
Wir klären Volumen, Tools, Rollen, offene Baustellen und kritische Fristen. Ergebnis: klare Prioritätenliste.
Schritt 2: Setup (Standards & Verantwortlichkeiten)
Wir definieren gemeinsam:
• Rollen (wer entscheidet, wer liefert zu, wer informiert)
• Standards (Vorlagen, Ablage, Freigaben, Zeugnislogik)
• Fristen & Kontrollpunkte (Monats-/Quartalsroutinen)
Schritt 3: Tagesgeschäft übernehmen (Running HR Admin)
Wir übernehmen die administrativen Tasks nach einem klaren Prozess:
Eingang → Triage → Bearbeitung → Rückmeldung → Dokumentation.
Transparent und nachvollziehbar.
Schritt 4: Cases sauber abwickeln (Unfall/Krankheit, Versicherungen)
Wir führen die Fälle, holen fehlende Unterlagen ein, koordinieren Meldungen und halten Termine/Fristen im Blick inkl. Kommunikation mit Mitarbeitenden und Versicherern (in eurem Rahmen).
Schritt 5: Kontrolle & Verbesserung (monatlicher Mini-Review)
Kurzer Check: Was lief? Wo stockt’s? Was automatisieren/vereinfachen wir als Nächstes?
Was du konkret bekommst
• Saubere HR-Admin-Prozesse inkl. Rollen & Checklisten.
• Vorlagenpaket (Eintritt/Austritt, Bestätigungen, Zeugnisse, Standardbriefe).
• Strukturierte Fallabwicklung (UVG/KTG) inkl. Fristenkontrolle.
• Monatsübersicht / HR-Admin-Status (offene Fälle, To-do`s, Risiken).
• Eine verlässliche Ansprechperson für Mitarbeitende (nach Absprache).
Start einfach gemacht
Du meldest dich mit einem kurzen Überblick (Teamgrösse, aktuelles Setup, grösster Pain).
Wir machen den Quick-Check und starten danach mit Setup + Übernahme.